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台中市政府RFID档案管理应用RFID技术管理大型档案资料库,有效节省人力,精确又安全

导入背景

        在台湾,设有档案管理部门的政府机关、机构与公立学校达7,000多个,每年产生档案文件约3亿多份,在档案清查、调档与过期销毁等工作上需要花费大量人力。如果调阅的文件归还时放错了位置,寻找需要耗费大量人力。

        NEC在2009年协助台中市政府档案管理局导入「无线辨识档案管理安全管控系统」,应用RFID技术,开发档案管理安全管控系统,以提高档案管理的效率。

导入过程

        档案管理工作包括档案点收、编目成案卷、入库上架、清查盘点、档案调阅及到期销毁。由于历年来的档案案卷数量庞大,在定期清查盘点及到期销毁等工作上需要耗费大量时间与人力。

        NEC为台中市政府采用高频(High Frequency,13.56Mhz)RFID标签。将档案库房内每一本案卷的编号录入标签,将标签贴到案卷的内页上。在电脑系统内建立案卷编号的资料库,将资料库内容以有线或无线方式下载到手持式清查读取器内,使用手持式清查读取器在档案库房可进行快速清查盘点、调阅及到期销毁等工作。在档案架上也贴有标签,用手持式清查读取器读取档案架上的标签时,可迅速显示出该架上所有案卷清单,以进行清查盘点工作。

        案卷通常按照编号顺序进行排列,基于这个特性,系统特别设计顺序读取功能。在清查过程中,如果有遗漏的案卷,系统会立即发出提醒的声音,提醒清查人员立即注意。因此盘点人员不需全部盘点完毕,就可知道有哪些案卷尚未读取到。

系统概要图

硬件架构

系统概要图

软件架构

系统概要图档案库房的出口处设置一台固定式RFID读取器,凡是出入库房的案卷均在此读取器上感应。
手持式清查读取器手持式清查读取器

导入成果及未来展望

        过去使用人工盘点,平均每份案卷需要约10秒,盘点10,000份需要100,000秒,相当于27.7小时;应用RFID技术进行盘点,平均每份案卷仅需约0.5秒, 盘点10,000份需要5000秒,相当于1.3小时,效率是人工盘点的20倍。还可避免人为判断失误,大幅提升盘点正确率。

        另外,当档案案卷未按规定放在正确位置时,以前必须以人工方式逐册清点;应用RFID快速扫描,可即时查找到放错的案卷。此外,根据案卷的保存年限规划位置,可有效使用档案柜,节省空间;配合销毁工作,可大幅降低案卷搬移工作量及费用。

        目前已完成第一阶段工作,未来将为台中市政府规划更加完善的整合架构,包括案卷存放位置的显示功能,根据档案单就可显示出库房内案卷的位置;为加强库房出入的安全性,计划在库房门口整合RFID与脸部识别系统,工作人员需使用员工识别的RFID卡或输入密码,配合脸部识别,确认身份后才可进入库房;同时加装RFID安全门:若未按照正常程序登记档案案卷的调阅,案卷经过出口时将被侦测到并发出警告。脸部识别与安全门已达到零接触设计,可在无形中为安全管控切实把关。

NEC系统负责人的话

         台湾NEC政府第一SI营业部郑乔松副理表示,RFID的应用已成为全世界的趋势,政府、金融、制造、医疗、交通、半导体等相关产业,都在积极考虑导入RFID为公司带来更大的效益(如节省人力、增加精确度等)。目前国外先进国家也有一些RFID档案管理建设实例,NEC协助台中市政府建设无线辨识档案管理安全管控系统,对于台湾各单位档案管理工作的流程改善和工作效率的提高将是一大创新而且影响深远。相信将来台湾更多的单位会逐渐导入RFID档案管理系统,以为民众提供更优质的服务。