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制造业解决方案

降低间接业务中无形成本及如何强化企业内部管控

进驻中国的日本企业在生产,采购,销售,库存管理等基干业务领域已逐步实现系统化管理。但与之紧密相关的间接业务却还未实现最优化配置。
我们常常在间接业务处理中能深刻感到操作繁琐,费时费力;也常遇到业务停滞,决策僵持不定的情况。公司内部不能实现信息共享等等一系列问题。而这些存在在业务流程上的问题都将直接导致员工消极怠工,不当操作的发生。给企业带来各种隐患。同时更将导致无形成本的增加,影响企业最终利润。
那么如何将这些日常工作中涉及到的间接业务与基干业务进行无缝连接,实现标准化,制度化,进而提高工作效率,实现优化配置,以及如何强化企业内部管理都将成为日企未来亟需解决的课题之一。为此,适用于在华企业的工作流解决方案势在必行。

在华日企的业务现状及问题分析?

预付款申请业务处理的现状及问题点(一)

在此我们以预付款申请业务为例,对目前实际的业务情况及存在的问题进行梳理。
比如,在销售,生产等部门中,申请者要提交一份申请,首先,在电脑中寻找相关申请书模板,填写相关内容,再打印出来签字确认后,提交上级领导审批。这正是问题频发之处,已打印好的帐票不慎丢失,金额计算错误,被驳回的申请反复修改费时费力结果导致提交申请不及时,而演变成事后处理的情况始有发生。由于模板信息由员工个人保存,在未实现企业内部信息共享下,信息更缺乏准确性,有效性。

预付款申请业务处理的现状及问题点(二)

其次,目前的业务现状是各部门专门设置检查人员对申请者提交的申请书进行检查,如结算金额,补贴费,预付代码等细节部分核实,填写错误时再返回到申请者,修正后再重新确认,然后再提交给领导审批等一系列操作,都将导致大量时间,人力的浪费,不但会加重检查者的工作负担,更降低了整个业务流程的处理效率。

预付款申请业务处理的现状及问题点(三)

在审批过程中,审批者将对申请书进行2次确认后才能流转至下一位审批者。那么越是上一级领导,需要审批的申请书数量会更多,很可能导致审批松懈,经费使用情况没有确认仔细的情况下草率盖章的例子也屡见不鲜。如遇到领导出差或外出不在公司时,审批常常被滞留,造成延误处理等严重问题的发生。

预付款申请业务处理的现状及问题点(四)

这些审批完成的申请由专门人员邮寄或递送到本社或职能部门进行最终处理。比如进入财务部后,首先由财务担当进行检查,手动计算核对结果,财务部领导审批完成后发起转帐支付申请,并在电脑上重复输入各项数据信息。
财务担当人员承担着对全公司申请的确认工作,不但费时费力更降低确认敏感度,对财务科目分类及申请书中的错误核对不周,给日后财务审核埋下隐患。因此,从提交预付申请到实际支付整个周期花费1个月以上的情况相当普遍。目前企业现状还不能游刃有余的在决算期前完成业务处理,漏计提等情况频繁发生。
另一方面,在各种帐票文档保管上,审计检查上,对应申请提交者问题上都需要大量作业,给负责人员增添大量工作负担。

★问题点总结
由此可见,纸质申请业务中常见的人为误操作,文档遗失,繁重工作量等问题,以及信息检索费时,业务停滞,设置专门人员等问题都不利于企业内部管理,在制度上形成漏洞。而诸如信息重复录入等操作更会造成无形成本的增加,使企业利润减少。在管理上,规范制度被忽视,员工操作不符合规范都不利于企业实现内部管控。在财务审核上,更会导致财务报告可信度降低,大大影响企业信誉。

★工作流导入的必要性
如何解决并消除这些问题,需要在基于业务处理规则上通过导入适合的软件实现自动化。将一个业务流程自动流传至下一个业务流程,从而防范风险发生。同时,能够将申请,审批的各种操作履历完整记录保存便于跟踪,监控。成熟的工作流系统能够预见性地避免各种隐患发生,提高业务处理效率。因此,如何有效利用工作流系统解决当前实际问题成为关键。

★内部管控与工作流的关系
工作流系统旨在遵守企业规章制度基础上以有效降低监管工时,实现内部管控及提高业务效率为目的的强有力工具。

业务效率化解决方案介绍

工作流管理系统导入进程

Workflow业务划分

工作流软件选择要点

简单

  • 可简单生成申请书样式
  • 可方便定义审批流程并灵活应用
  • 各职能部门可分别自主管理
  • 组织架构变更时无需暂停系统


联动

  • 支持DB或CSV数据库联接方式
  • 支持与外部系统联动
  • 支持与Portal产品或文档管理系统联动


低成本

  • 小规模企业用户有效控制初期投资
  • 集团公司内部可实现多用户对应
  • 支持多语言(中英文)对应
  • 通用性强


Flowlites产品特点

Flowlites主要特点